Resumindo, um portal de cartão de visita é uma loja online privada que permite às empresas simplificar drasticamente o processo de pedidos. A melhor opção de cartões de visita em Ribeirão Preto .
Garantir que todos em sua empresa recebam seus cartões de visita - de maneira rápida e oportuna - pode não parecer grande coisa para você. Se for esse o caso, é altamente provável que você nunca tenha feito parte desse processo exaustivo em uma grande empresa.
Não é segredo que pedir cartões de visita é uma tarefa que consome recursos e pode exigir que várias equipes, incluindo membros da equipe que lidam com design, administração, RH, compras e marketing, trabalhem juntos em conjunto. Às vezes, essa tarefa pode até tornar o próprio processo mais caro do que o produto final. E como muito poucas empresas têm tempo livre e recursos excedentes, usar um portal de cartão de visita para ajudá-lo no processo de pedido é uma boa ideia.
Mas existem vários tipos de soluções de impressão - como você pode saber qual delas seria a mais adequada para você e sua empresa?
Aqui, detalharemos tudo o que você precisa saber sobre portais de cartões de visita, incluindo ajudá-lo a entender o que são e como encontrar o ideal para você.
Contente
O que é um portal de cartão de visita?
Como você sabe se precisa de um?
Como um portal de cartões de visita pode ajudar sua empresa?
Principais recursos de um portal de cartão de visita
Quanto deve custar?
O takeaway
O que é um portal de cartão de visita?
Resumindo, um portal de cartão de visita - também conhecido como portal de pedido de cartão de visita - é uma loja online privada que permite que as empresas simplifiquem seu processo de pedido drasticamente. Inclui serviços como edição, revisão, aprovação, envio e pagamento de cartões de visita para todos em uma empresa.
A forma como um portal de cartão de visita funciona varia de acordo com o provedor do portal e a preferência de fluxo de trabalho do cliente. Na melhor das hipóteses, os principais portais de cartão de visita geralmente permitem que um administrador ou vários usuários façam pedidos. Eles podem fazer isso usando modelos predefinidos que tornam o pedido simples o suficiente para que qualquer pessoa - mesmo aqueles sem nenhuma habilidade de design - possa fazer o pedido conforme necessário.
A autoordenação é um dos principais recursos dos portais de cartões de visita, mas vamos nos aprofundar neste tópico posteriormente neste artigo.
Portal do cartão de visita
Como você sabe se precisa de um?
Nem toda empresa precisa necessariamente de um portal de cartão de visita. Principalmente, pequenas equipes que fazem pedidos com baixa frequência não tirarão o máximo proveito de um portal de cartão de visita. No entanto, mesmo aqueles podem achar que usar um ainda é mais inteligente do que não usar, especialmente se uma solução gratuita estiver disponível.
Para descobrir se sua organização precisa de um portal de cartão de visita, considere as seguintes questões:
Está gastando muito tempo pedindo cartões?
Sua empresa possui um número elevado de funcionários?
A sua empresa encomenda cartões de visita regularmente?
A sua empresa está passando por um período de rápido crescimento?
Você imagina que sua equipe cresça algum dia?
Sua empresa possui vários escritórios?
A sua empresa usa mais de um design de cartão de visita?
A sua empresa está passando por um rebranding?
Sua empresa não tem um designer gráfico interno?
Se você respondeu “sim” a qualquer uma dessas perguntas, então sua empresa definitivamente se beneficiaria com um portal de pedidos de cartão de visita privado. No entanto, antes de tirar conclusões precipitadas, vamos passar a uma descrição mais tangível de como um portal de cartão de visita pode ajudá-lo.
Como um portal de cartões de visita pode ajudá-lo?
Se você está lendo isso, ou já está sofrendo com o cansativo processo de garantir que todos em sua empresa recebam seus cartões de visita, ou que você é uma daquelas pessoas inteligentes que valorizam o tempo e adora automatizar tarefas desnecessárias.
Se um desses for o caso, um portal pode tornar você e sua empresa mais produtivos e retirar cartões de visita de sua lista de tarefas - e rapidamente.
Primeiro, vamos explicar as muitas maneiras pelas quais um portal de cartão de visita pode ajudar (benefícios) sua empresa e, em seguida, vamos mergulhar nos detalhes de como (recursos).
Benefícios
Economizando tempo
Economizar tempo é provavelmente o benefício mais imediato e observável de qualquer tipo de automação. Encomendar por meio de um portal ajuda a economizar muito tempo, simplesmente colocando o controle nas mãos do usuário final e removendo outras pessoas e etapas extras do processo. Fazer um novo pedido de cartão de visita usando um portal não deve demorar muito mais do que um minuto.
Grande parte da economia de tempo é possível graças às funcionalidades do portal, que variam de acordo com cada provedor. No entanto, estes são os recursos fundamentais que você deve procurar:
Modelos editáveis ilimitados e personalizados
Auto-ordenação do empregado
Fluxo de trabalho de aprovação
Reordenamento fácil
Pedidos em massa
Explicaremos em detalhes como esses recursos funcionam posteriormente neste artigo na seção de recursos.
Economizando dinheiro
O objetivo principal da maioria dos portais é ajudar a economizar um tempo valioso, porque, como você sabe, tempo é dinheiro. Além disso, existem algumas outras maneiras pelas quais um portal pode cortar custos. E, claro, eles também variam dependendo do provedor que você escolher.
Os fornecedores do portal desejam que você imprima com eles, então a maioria anunciará como o portal economiza tempo e dinheiro. Mas vá um pouco mais fundo e você descobrirá que às vezes há muitos extras - taxas do portal, cobranças de impressão secundária e taxas de entrega - todos os quais podem tornar os preços anunciados menos atraentes quando você recebe a conta final.
O ideal é obter um portal gratuito (sem taxa de manutenção), frete grátis e um preço justo em cartões de boa qualidade. Embora pareça utópico, há pelo menos um provedor que corresponde a essa descrição - você adivinhou, é o Brandly.
Aqui está uma lista dos fatores que geram o custo de obtenção de cartões de visita e também uma breve explicação de como um portal pode minimizá-los:
Tipo de papel escolhido (também chamado de estoque): é provável que o fornecedor do cartão de visita que você escolher ofereça diferentes tipos de papel, do padrão ao premium, e muito mais. Se você estiver interessado em aprender mais sobre os tipos de papel para cartões de visita, consulte nosso artigo sobre como escolher o papel certo para seus cartões de visita .
Impressão: embora os custos de impressão geralmente não sejam mostrados nos detalhes do pedido como uma linha separada, você está pagando por isso. Portanto, você precisa estar super atencioso aqui, já que alguns provedores cobram a mais para imprimir o verso dos cartões. Antes de tomar uma decisão ao comparar soluções, certifique-se de que os custos de impressão do outro lado estão incluídos no preço mostrado (ou pelo menos esteja ciente disso e adicione-o à equação de preço). Alguns fornecedores de portais de cartões de visita oferecem algum tipo de desconto para clientes que usam seu portal. Alguns chamam isso de “Preços de nível de negócios” e outros de “preços corporativos”. A conclusão é que, apenas usando um portal, você provavelmente estará pagando menos por cartão do que ao fazer o pedido de qualquer outra forma.
Quantidade: pode parecer óbvio, mas não custa lembrar você; quanto mais cartões você pedir, maior será o preço do pedido. A maioria dos provedores oferece caixas que variam de 50 a 1000 cartões de visita.
Custo do design: Este é um grande problema. Se sua empresa se preocupa com exclusividade, identidade de marca e consistência de marca, é mais provável que ela tenha um cartão de visita exclusivo criado por um designer. Por outro lado, as empresas que não entendem verdadeiramente o valor ou os 3 b's (marca, branding e identidade da marca) provavelmente recorrerão a fontes como modelos para download. De qualquer forma, você provavelmente gastará dinheiro em design (e deveria!). Um portal de cartão de visita pode ajudar a economizar muito dinheiro, removendo o designer da equação sempre que você precisa criar novos cartões de visita. Os Templates editáveis removem os custos de design, pois as alterações podem ser feitas no portal no momento do pedido (por quem está fazendo o pedido).
Custos de envio: o envio gratuito ainda não se tornou uma mercadoria entre as plataformas de impressão e a maioria dos fornecedores cobrará pelo envio. Alguns cobrarão apenas US $ 9,99 para pedidos de qualquer tamanho e outros serão mais caros. Se você pensar bem, $ 9,99 pode ser até 20% do custo de uma caixa de cartão de visita, o que é 20% a mais do custo dos cartões solicitados. Usar um provedor de portal que ofereça frete grátis é uma boa ideia. Você ficaria surpreso com o quanto, em termos de economia, isso pode somar no final do ano.
Ganhando controle
Um dos aspectos mais críticos de um portal de cartão de visita é que ele permite que os administradores da conta gerenciem tudo: modelos de cartão de visita, membros da equipe, localizações de escritórios (endereços de entrega), métodos de pagamento, histórico e rastreamento de pedidos e muito mais. Tudo em um só lugar.
Além disso, ter os designs dos cartões de visita da sua empresa em um portal significa não perdê-los nunca mais e manter a consistência da marca em todos os pedidos, já que para cada um é utilizado o mesmo template.
A maioria dos portais de cartão de visita também permite que os administradores se tornem uma espécie de porteiro, supervisionando todo o processo, e é aí que o recurso “Aprovação” entra em ação. Explicaremos o recurso de aprovação posteriormente neste artigo.
Mais Conveniência
Os portais de cartões de visita têm tudo a ver com conveniência. Trata-se de agilizar o processo de pedido, revisão, pagamento e envio. Trata-se de poder pedir cartões de visita online 24 horas por dia, 7 dias por semana, 365 dias por ano. É basicamente sobre pedidos de cartão de visita de forma simples.
Mais Transparência
Por último, mas não menos importante, é a transparência. Alguns fornecedores de impressão podem ser um pouco enganosos quando se trata de preços. Como mencionamos antes, não é incomum encontrar alguns custos adicionais que não foram mencionados no início, portanto, fique atento às taxas ocultas. Procure uma solução que mostre todos os preços antecipadamente.
Características
Os recursos estão no centro de um portal de cartão de visita - é o que faz os portais fazerem o que fazem. Mas nem toda empresa tem as mesmas necessidades e nem todo portal oferece os mesmos recursos, por isso, antes de ficar preso a uma solução que não funciona, certifique-se de verificar a lista de recursos fornecidos para ter certeza de que eles se encaixam suas necessidades atuais e futuras.
Aqui está uma lista dos recursos essenciais que um portal de cartão de visita deve fornecer:
Gerenciamento de equipe
Embora algumas soluções ofereçam apenas uma única conta de usuário (centralização de todas as atividades por meio de um indivíduo), você pode querer procurar uma que permita vários usuários. Uma solução multiusuário desbloqueará um recurso crítico: pedido feito pelo próprio funcionário.
Os usuários geralmente são categorizados como Administradores e Solicitantes. Os Administradores têm controle total da conta, enquanto os Solicitantes podem realizar apenas tarefas específicas, como fazer pedidos para si próprios.
Portal de cartões de visita Gestão de equipes
Auto-ordenação do empregado
O recurso de autoatendimento do funcionário (ou fluxo de trabalho), como você pode imaginar, permite que os funcionários solicitem seus próprios cartões de visita por conta própria.
Uma solução conveniente deve garantir que o fluxo de trabalho de autoatendimento possa ser implementado rapidamente e que cada pedido possa ser concluído em no máximo alguns minutos.
Embora algumas empresas prefiram ter um comprador solicitando cartões para toda a empresa, está comprovado que o fluxo de trabalho de autoatendimento do funcionário pode reduzir o tempo em até 90%, portanto, recomendamos fortemente a escolha de uma solução que ofereça esse recurso.
Modelos editáveis
Provavelmente um dos recursos mais essenciais. Os modelos editáveis têm o objetivo de tornar super fácil solicitar cartões de visita para qualquer pessoa de sua equipe (mesmo para aqueles sem habilidades de design) e manter a consistência da marca sempre que um cartão de visita é impresso.
Um portal de cartão de visita moderno transformará automaticamente seus designs de cartão de visita em modelos editáveis que podem ser facilmente editados / personalizados e usados para pedidos por qualquer funcionário.
O membro da equipe que faz o pedido pode usar o modelo editável e alterar as informações de impressão no local, por exemplo, inserindo outro nome ou número de telefone no cartão de visita.
Além disso, se um administrador fizer alterações no modelo, a nova versão estará disponível em toda a empresa imediatamente, garantindo a consistência da marca todas as vezes.
Modelos editáveis do portal de cartões de visita
Múltiplos modelos
Enquanto algumas soluções permitem que você carregue apenas um design de cartão de visita, outras permitem que você carregue vários, ou até quantos você quiser (o último pode incorrer em taxas extras).
Ter um catálogo de vários modelos editáveis é especialmente útil para empresas que usam mais de um design de cartão de visita (ou seja, um para cada departamento). Além disso, as empresas que possuem várias marcas sob seu guarda-chuva geralmente precisarão imprimir designs diferentes para cada marca.
Talvez não hoje, mas um dia no futuro, você pode precisar de um segundo ou terceiro design, por isso recomendamos fortemente a escolha de um portal que permite usar quantos modelos desejar.
E antes de se comprometer com uma solução, verifique se eles cobram pelo recurso, como alguns fazem e outros não.
Vários modelos de cartões de visita
Envio em vários locais
A sua empresa possui vários escritórios? Seus funcionários receberão seus cartões em locais diferentes? Se sim, você vai querer esse recurso. A opção de vários locais facilita o envio de pedidos para diferentes pessoas e lugares com diferentes endereços de uma maneira sem esforço.
Múltiplas opções de pagamento
Qual é o seu método de pagamento preferido? Estas são as opções mais comuns:
Um cartão de crédito para toda a empresa
Um cartão de crédito por departamento ou escritório
Cada membro da equipe usa seu próprio cartão de crédito
As empresas maiores geralmente preferem o faturamento ou a opção de pagamento "fature-me mais tarde"
Implementação fácil em toda a empresa
A conveniência também deve ser considerada ao implementar a solução, não importa se sua empresa tem 50 ou 10.000 funcionários.
Uma solução profissional é aquela que envolve o desenvolvimento moderno da web. Muitos portais estão rodando software com mais de dez anos. Alguns portais requerem integrações complexas que podem levar alguns dias para serem implementadas.
Assim como o Microsoft Office está mudando para o Office365 na nuvem, um portal de cartão de visita moderno deve ser uma solução que prioriza a nuvem.
Configurar um novo portal usando uma solução moderna não deve demorar mais do que alguns minutos. E, quando o seu portal estiver pronto, um e-mail - ou apenas compartilhar um link de convite para o seu portal na sua intranet (ou Slack) - deve resolver o problema.
Portanto, sempre que você estiver comparando opções, certifique-se de aprender sobre os tempos de implementação e a facilidade de implementação.
Processo de aprovação
Se sua empresa for pequena, provavelmente você não precisará de um fluxo de trabalho de aprovação. Mas quando 50, 1.000 ou 10.000 funcionários começarem a pedir cartões de visita por conta própria, você precisará deles.
Algumas empresas não se sentem confiantes em permitir que funcionários em vários locais solicitem seus cartões personalizados instantaneamente, sem um porteiro supervisionando os pedidos, e é aí que o recurso “Aprovação” entra em ação.
Se você optar por nomear um administrador como porteiro, ele receberá notificações por e-mail para todos os novos pedidos. Isso permite que possíveis erros de digitação e outros erros sejam facilmente reconhecidos e corrigidos. O administrador pode então aprovar, negar ou alterar qualquer informação necessária antes de confirmar o pedido. O tráfego normal de e-mails entre o cliente, o destinatário e a impressora para aprovar uma prova é eliminado.
Na Brandly, nossos registros indicam que o fluxo de trabalho 'Autoatendimento + Aprovação' é a combinação que a maioria das grandes empresas prefere usar quando se trata de economizar tempo e dormir tranquilo à noite, sabendo que todos os pedidos foram revisados.
Permissões de pedido
Como mencionamos anteriormente, uma conta normalmente contará com dois tipos de usuários. Os administradores, que têm controle total das configurações, e os solicitantes, que geralmente só podem fazer pedidos para si próprios.
As permissões de pedido permitem que os administradores controlem quais aspectos do design e do pedido podem ser editados e alterados pelos compradores.
Bloquear campos e designs, limitar o tipo de papel e a quantidade são algumas das permissões mais comuns.
Gestores de contas dedicados
Mesmo que você seja um especialista em design e tecnologia, haverá momentos em que precisará de ajuda ou perguntas. Certifique-se de escolher uma solução que oferece gerentes de conta que podem cuidar de seus projetos do início ao fim, se necessário.
Rastreamento e histórico de pedidos
O rastreamento de pedidos ajuda o administrador de compras, fornecendo uma visão geral constante de quem pediu o quê e quando. Como é um resumo de todos os pedidos.
Você vai querer ser capaz de ver a data de envio, informações de envio, confirmação de entrega, informações do solicitante, comprovantes dos pedidos, etc.
Quanto deveria custar a criação de um portal de cartões de visita para minha empresa?
Chegamos provavelmente à pergunta mais popular, e a resposta curta é: quanto você deseja gastar.
Alguns provedores vão querer cobrar uma taxa mensal ou anual que pode chegar a milhares por ano para “manter” seu portal, mas, felizmente, existem ótimas soluções que são totalmente gratuitas.
Aviso - autopromoção desavergonhada
Na Brandly, nós nos esforçamos para fornecer a solução de pedido mais direta de cartões de visita de alta qualidade para grandes equipes, com serviço excepcional e a um preço competitivo.
Nossos portais provavelmente contarão com todos os recursos de que sua empresa precisa (e muito mais), e não cobramos um centavo pela abertura ou manutenção de um portal. Você só paga pelos cartões solicitados.
Não só oferecemos um portal de cartão de visita gratuito, mas também fornecemos:
Frete grátis nos EUA
Impressão frente e verso gratuita
Auto-ordenação do empregado
Implementação fácil em toda a empresa
Impressões de alta qualidade
Preços de nível de negócios em cartões
Reordenamento ultrarrápido
Pedidos em massa
CQ humano em cada pedido
100% de satisfação garantida
Muito mais.
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